Cuando inicias un nuevo proyecto, ciclo o lanzamiento de producto o servicio no basta con decir “arrancan y todos manos a la obra”, es necesario llevar a cabo una reunión inicial en la que queden claros los objetivos, procesos, el personal participante, los riesgos y el alcance de dicho proyecto. Para lograrlo nada mejor que una reunión kick off.

Seguramente el término lo habrás escuchado en los deportes cuando se da la “patada inicial” del partido, de ahí viene el término. Kick off meeting será un poderoso canal de comunicación con tus colaboradores, así que no lo desaproveches. Aquí te damos algunos consejos para que esas reuniones sean exitosas.  

1. Previo a la reunión:

  • Establece un tema central y recaba toda la información al respecto.

  • Realiza sub-temas importantes que se desprendan de tu tema central.

  • Prepara materiales de apoyo que requieras como gráficos, presentaciones, etc.

  • Mantén un hilo conductor en todos los materiales, evita puntos que generen confusión o distracciones.

  • Que tu presentación o materiales que utilices sean solo un soporte, el mensaje deberá fluir de ti, así que practica el tono que usarás y los puntos en los que harás pausas y en aquellos donde harás énfasis.

  • Establece directrices como objetivos claros, los beneficios, riesgos, escenarios posibles, quiénes participan, el entorno o contexto, alcances, procesos, periodos y seguimientos.

2. Durante la reunión:

  • Realiza una reunión presencial, es imperante que un kick off meeting sea en persona.

  • Sé puntual y llega antes al lugar de la reunión para asegurarte que todo esté en orden.

  • Haz una introducción de lo que verán en la reunión.

  • Si hay personas nuevas que se integran al proyecto preséntalos sin extenderte mucho tiempo.

  • Inicia tu presentación y utiliza un tono de voz fuerte, entusiasta y emotivo para que mantengas la atención y establezcas una conexión con tus colaboradores.

  • Jamás te desvíes de tu tema central o tus sub-temas.

  • Tus objetivos deben ser específicos y explicados concisamente.

  • Realiza las pausas en los puntos que consideraste previamente y no olvides hacer énfasis en los puntos más cruciales.

  • Al terminar abre un espacio para las voces de la gente en la reunión, aclara dudas, pero sin perder tiempo en un solo tema o con aspectos que no tengan que ver con el proyecto; es preferible agendar una reunión posterior para esos aspectos que no son propios del kick off.

3. Posterior a la reunión:

  • Realiza una minuta, acta o documento con los puntos vistos durante el kick off meeting y particípala con cada uno de los integrantes presentes en dicha reunión. Es importante que no dejes pasar más de dos días para que se las mandes con la finalidad de que todo esté claro y se empiecen las acciones de inmediato.

  • Facilita la comunicación y establece canales de retroalimentación.

  • No le restes importancia a la reunión y al documento generado de la misma, porque será la directriz de todas las acciones venideras.

  • No olvidar los puntos cruciales, como objetivos, compromisos y alcances.

  • Establece los seguimientos pertinentes y asegúrate que estén funcionando en todo momento.

Ten en cuenta la periodicidad y próximos pasos establecidos; asegúrate que tus colaboradores también los tengan en mente. Si tienes que hacer reuniones periódicas para evaluar avances: ¡hazlo!

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