Parece que ser multitasking o multitarea es una característica ampliamente valorada actualmente, sobre todo en el ámbito laboral, ya que con el ritmo acelerado de actividades y saturación de trabajo, nada mejor que una persona que pueda hacer varias cosas a la vez.

Sin embargo, se entiende mal a veces el multitasking y además si esto se aplica tal cual es una práctica riesgosa para la persona, sus actividades y su trabajo, porque realmente no existe el multitasking, sino una especie de switcheo (Switch Tasking).

Una cosa es dominar diferentes campos, profesiones o habilidades, lo cual sí posiciona a una persona en un alto nivel para laborar destacando frente a otros. Pero esto no es ser multitarea. 

Multitarea en sí sería la capacidad para hacer dos, tres, cuatro o más cosas a la vez. ¿Te suena conocido? Seguramente porque actualmente en los trabajos se realizan varias actividades a la vez, pero esto al contrario de ser una característica productiva, es ineficiente e infructuosa. 

Antes hay que distinguir que hay una condición de multitarea en casi todas las actividades que hacemos en nuestra vida, ninguna acción trabaja en solitario, sino que conjugamos una serie de micro-actividades para el resultado de una tarea o acción. Pero esto tampoco sería multitasking.   

Puede ser que hagas diferentes actividades relativamente en un mismo lapso de tiempo, pero esas actividades tienen una línea de conducción o te llevarán a un mismo resultado. Por ejemplo, escribir un reporte tal vez requiera que busques unos datos, que leas y analices cierta información, que escribas, etcétera, todo es parte de una misma TAREA.

Esto ocurre en todas nuestras acciones, por ejemplo al practicar un deporte. Pensemos en el básquetbol, tienes que sumar una serie de movimientos, observaciones del oponente, calcular distancia de la canasta y hacer tu tiro para encestar. Todas son micro-tareas que se suman para llegar a un objetivo; lo cual no lograrías si hicieras tareas distintas como querer hablar por teléfono, beber agua y saludar a alguien fuera de la cancha, todo a la vez, seguro no podrías anotar.    

¿Qué es el Switch Tasking?

Cuando haces una tarea y cambias hacia otra que no está relacionada entre sí o tareas que obedecen a un origen distinto y que van hacia resultados diferentes no es multitasking, sino Switch Tasking. Estás obligando a tu cerebro hacer un switch para apagar la atención, los sentidos, las capacidades y movimientos que necesita para ejecutar una tarea, para encender tu atención, sentidos, capacidades y movimientos hacia otra más.

Que el cerebro lo puede hacer en micro-segundos, muy cierto, pero que esto te haga una persona productiva o eficiente no lo es. 

Quizá lo puedas hacer con tareas menores o simples, que no requieran tiempo, atención, concentración o conocimiento, entonces no quemarás tanta energía ni perderás tantos datos al momento del switcheo. 

Pero si esto aumenta de nivel y las tareas son más complejas, perderás energía, datos, concentración y, por lo tanto, disminuirá tu capacidad, tu observación, así como la calidad de cada una de las tareas en las que estás tratando de switchear; serás más propenso a errores, a que baje tu rendimiento y sientas frustración o estrés. 

¿De dónde surgió la idea del Multitasking?

El término multitask surgió del mundo informático en el que los dispositivos, computadoras o softwares, pueden procesar diversas actividades, lo vemos claramente cuando puedes tener varios programas abiertos a la vez y volver a cada uno de ellos para trabajar algo. Pero incluso en ese ámbito el procesador presenta una gran capacidad de switchear, es decir, cambiar rápidamente hacia otro programa, por eso vemos que una computadora saturada se alenta porque rebasamos esta capacidad.

En el humano es igual, nuestro procesador es el cerebro y aunque tiene una gran capacidad de almacenaje de información y de “switcheo” para pasar de una tarea a otra en milésimas de segundo, no quiere decir que una persona sea multitarea. 

Si la complejidad de esas tareas aumenta, si son muchas tareas a la vez, si requieren de mucha energía, estamos saturando al cerebro y poniendo en riesgo la salud de la persona, además de que los resultados seguramente no serán de calidad.

Por eso es que los especialistas de la productividad abordan el tema de las interrupciones como un pilar para poder ser efectivos, porque esas interrupciones seguramente nos obligarán a hacer algún switcheo. 

¿Cómo actúa nuestro Cerebro?

El cerebro focaliza, es su característica, tiene los sentidos puestos en algo, así es como trabaja. Si lo forzamos a cambiar rápidamente de un modo a otro, de una tarea a otra, lo estamos sacando de su esencia, ninguna idea permanecerá, ninguna solución llegará sin concentración.  

Lo has vivido no solo en el trabajo, piensa en una ida al cine, tu cerebro ha depositado su concentración y sentidos en la pantalla, la oscuridad es un gran elemento para generar una atmósfera que no distraiga la atención; entonces escuchas voces detrás de ti, alguien habla por celular, poco a poco va ganando ese ruido, ya no le prestas la misma atención a la película y eso te molesta. 

En la esfera laboral es donde más vemos este fenómeno de switcheo, estás leyendo un mail y te piden que firmes algo, en el mismo momento estás escuchando una noticia en la radio que puede afectar a tu sector, un cliente te llama porque requiere algo, etc. Finalmente lograste leer el mail, tener noción de la noticia, firmaste y hablaste con el cliente para tratar de darle una solución. 

Puede ser que hayas salido avante, pero no eres consciente de los datos que perdiste y si esto se vuelve una práctica cotidiana afectarás tu rendimiento. Ahora piensa en una empresa en la que el switcheo es constante para todos los que ahí laboran, ¿qué locura, no? El trabajo saldrá, pero obtendrías mejores resultados si disminuyeras el switcheo.